Wat is een payrollconstructie?

Een payrollconstructie is een arbeidsrechtelijke constructie waarbij een bedrijf het formele werkgeverschap overdraagt aan een derde partij, de payrollwerkgever, terwijl de werknemer in de praktijk gewoon bij het inlenende bedrijf werkt. De inlener bepaalt het werk, de werktijden en de aansturing, maar de payrollwerkgever regelt alles rondom het dienstverband: contracten, salarisadministratie en werkgeversverplichtingen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over payrollconstructies, inclusief wat er in 2027 verandert door de Wtta.

Neem contact op

Hoe werkt een payrollconstructie in de praktijk?

Bij een payrollconstructie sluit een werknemer een arbeidsovereenkomst met de payrollwerkgever, niet met het bedrijf waar hij of zij feitelijk aan het werk is. De inlener draagt de werknemer over aan de payrollorganisatie, die vervolgens alle werkgeversverplichtingen op zich neemt. De werknemer werkt dagelijks bij de inlener, maar staat formeel op de loonlijst van de payrollwerkgever.

In de praktijk verloopt dit als volgt:

De inlener heeft een werknemer die hij wil laten werken, maar het werkgeverschap liever niet zelf draagt.
De werknemer wordt ondergebracht bij een payrollwerkgever, die een arbeidscontract opstelt.
De payrollwerkgever verwerkt de uren, berekent het salaris en draagt loonbelasting en premies af.
De inlener ontvangt een factuur voor de geleverde arbeid en betaalt de payrollwerkgever.

Het grote voordeel van deze opzet is dat de inlener zich niet bezighoudt met salarisadministratie, cao-toepassingen of juridische werkgeversrisico’s. Die verantwoordelijkheid ligt volledig bij de payrollwerkgever.

Wat is het verschil tussen payrolling en uitzenden?

Het verschil tussen payrolling en uitzenden zit in de herkomst van de werknemer en de rol van de intermediair. Bij payrolling brengt de inlener zelf een bestaande werknemer onder bij een payrollwerkgever, puur om het werkgeverschap te outsourcen. Bij uitzenden werft een uitzendbureau actief kandidaten en plaatst die bij opdrachtgevers.

Samengevat:

Payrolling: de inlener levert de werknemer aan, de payrollwerkgever neemt het werkgeverschap over.
Uitzenden: het uitzendbureau werft, selecteert en plaatst kandidaten bij opdrachtgevers.

In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt, wat voor verwarring zorgt. Juridisch gezien zijn het twee verschillende constructies met eigen regels en verplichtingen. Payrolling valt onder een specifiek wettelijk kader waarbij de werknemer recht heeft op dezelfde arbeidsvoorwaarden als vergelijkbare werknemers bij de inlener, de zogenoemde gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden.

Welke verplichtingen heeft de payrollwerkgever?

De payrollwerkgever is juridisch werkgever en draagt daarmee alle bijbehorende verplichtingen. Dat betekent: het opstellen van arbeidscontracten, het correct verwerken van loon, het afdragen van belastingen en sociale premies, het toepassen van de juiste cao en het naleven van arbeidsrechtelijke regels rondom ziekte, ontslag en arbeidsomstandigheden.

Concreet gaat het om:

Opstellen en beheren van arbeidsovereenkomsten
Verwerking van uren en verloning conform cao
Afdracht van loonheffingen en werkgeverspremies
Verzuimbegeleiding en re-integratietrajecten
Correct toepassen van gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden
Dossiervorming en compliance met geldende wet- en regelgeving

De inlener behoudt de feitelijke leiding over de werknemer, maar heeft geen juridische werkgeversverantwoordelijkheid. Dat onderscheid is belangrijk: bij problemen rondom arbeidsrecht of loonbetaling is de payrollwerkgever de aanspreekbare partij.

Voor wie is een payrollconstructie geschikt?

Een payrollconstructie is geschikt voor bedrijven die personeel willen inzetten zonder zelf werkgever te zijn. Dat geldt met name voor organisaties die groeien, tijdelijk extra capaciteit nodig hebben, of de administratieve en juridische lasten van werkgeverschap liever uitbesteden aan een gespecialiseerde partij.

Typische situaties waarbij payrolling goed past:

Een bedrijf heeft een vaste medewerker maar wil de salarisadministratie en juridische risico’s niet intern dragen.
Een ondernemer wil snel schakelen bij groei zonder een uitgebreide HR-afdeling op te bouwen.
Een organisatie wil zekerheid dat alle werkgeversverplichtingen correct worden nageleefd.

Payrolling is minder geschikt als je als bedrijf zelf de werving en selectie wilt uitbesteden. In dat geval biedt een uitzendconstructie meer toegevoegde waarde, omdat het uitzendbureau dan ook de match tussen kandidaat en opdrachtgever verzorgt. Bekijk voor meer informatie over onze aanpak onze website.

Wat zijn de voor- en nadelen van een payrollconstructie?

Een payrollconstructie biedt duidelijke voordelen op het gebied van ontzorging en flexibiliteit, maar kent ook nadelen die je goed moet afwegen. Het grootste voordeel is dat je als inlener geen werkgeversrisico’s draagt. Het grootste nadeel is dat payrollwerknemers recht hebben op gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden, wat de kosten kan verhogen.

Voordelen van een payrollconstructie

Geen werkgeversadministratie: salarisverwerking, contractbeheer en afdrachten worden volledig overgenomen.
Juridische zekerheid: de payrollwerkgever draagt het werkgeversrisico bij ziekte of ontslag.
Flexibiliteit: je kunt snel op- en afschalen zonder complexe ontslagprocedures zelf te doorlopen.
Correcte cao-toepassing: een gespecialiseerde partij zorgt dat de juiste arbeidsvoorwaarden worden gehanteerd.

Nadelen van een payrollconstructie

Gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden: payrollwerknemers hebben recht op dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden als vergelijkbare werknemers bij de inlener, wat de kosten kan verhogen.
Minder directe controle: de arbeidsrelatie loopt formeel via een derde partij, wat soms extra afstemming vraagt.
Kosten: de payrollwerkgever rekent een opslag voor zijn diensten, bovenop de loonkosten.

Wat verandert er door de Wtta voor payrollconstructies?

De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) introduceert een verplicht toelatingsstelsel voor bedrijven die arbeidskrachten ter beschikking stellen, waaronder payrollwerkgevers. Vanaf 1 januari 2027 mogen alleen toegelaten partijen werknemers uitlenen of payrolldiensten aanbieden. Dit heeft directe gevolgen voor de keuze van je payrollpartner.

Wat de Wtta concreet betekent voor payrollconstructies:

Payrollwerkgevers moeten zich vóór 1 januari 2027 aanmelden bij de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) en aantonen dat zij voldoen aan de geldende normen voor verloning, administratie en naleving van arbeidsrecht. Na goedkeuring ontvangen zij een certificaat en worden zij opgenomen in een openbaar register.
Inlenende bedrijven zijn verplicht om uitsluitend samen te werken met toegelaten partijen. Werk je samen met een niet-toegelaten partij, dan loop je als inlener zelf risico op sancties. Vanaf 1 januari 2028 handhaaft de Nederlandse Arbeidsinspectie de Wtta actief.
Het toelatingsstelsel vergroot de transparantie in de markt en vermindert het risico op malafide constructies.

Voor inlenende bedrijven is het dan ook belangrijk om tijdig te controleren of je payrollpartner beschikt over de vereiste toelating van de NAU. Dit beschermt je organisatie juridisch en zorgt ervoor dat je niet onverwacht te maken krijgt met boetes of aansprakelijkheid.

Hoe wij helpen met payroll en werkgeverschap

Wij ondersteunen uitzendbureaus en intermediairs die zekerheid willen in verloning en werkgeverschap. Wat juridisch gezien uitzenden heet, noemen wij payroll: wij nemen het volledige juridische werkgeverschap over, inclusief contracten, salarisadministratie en alle werkgeversverplichtingen. Zo houd jij de handen vrij voor commerciële groei.

Wat wij concreet voor je regelen:

Juridisch werkgeverschap: wij zijn de formele werkgever, jij behoudt de dagelijkse aansturing.
Contractbeheer en urenverwerking: correct, tijdig en volledig conform de geldende cao.
Loonadministratie en afdrachten: geen fouten, geen verrassingen achteraf.
Compliance en Wtta-gereedheid: wij zorgen dat alles voldoet aan de actuele wet- en regelgeving, inclusief de eisen van de NAU.
Ondersteuning bij cao-vraagstukken en inspecties: zodat jij niet voor verrassingen staat.

Wil je weten hoe wij jouw payrolldiensten kunnen overnemen en jouw organisatie kunnen ontzorgen? Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.