Payroll en uitzenden zijn twee verschillende juridische constructies voor het inzetten van flexibel personeel. Bij uitzenden plaatst een uitzendbureau een medewerker bij een opdrachtgever en blijft het zelf juridisch werkgever. Bij payroll neemt een payrollbedrijf bestaand personeel van een opdrachtgever over en wordt het formeel werkgever van mensen die de opdrachtgever zelf heeft geworven. In de praktijk gebruiken veel intermediairs de termen door elkaar, wat voor verwarring zorgt. De vragen hieronder helpen je het verschil scherp te krijgen.
Wanneer kies je voor payroll en wanneer voor uitzenden?
Je kiest voor uitzenden wanneer jij als intermediair de werving en selectie verzorgt en kandidaten actief plaatst bij opdrachtgevers. Je kiest voor payroll wanneer een opdrachtgever zelf iemand heeft gevonden en jou vraagt het juridisch werkgeverschap over te nemen. Het verschil zit dus niet in de administratie, maar in wie de medewerker heeft geworven en bij wie het initiatief ligt.
In de praktijk werkt het zo: een uitzendbureau heeft een pool van kandidaten en plaatst die actief bij bedrijven die tijdelijk personeel nodig hebben. Bij payroll heeft de opdrachtgever al een medewerker gevonden, maar wil hij de administratieve en juridische lasten niet zelf dragen. Hij schakelt dan een payrollbedrijf in om die rol over te nemen.
Voor intermediairs is het belangrijk om dit onderscheid te kennen, want het bepaalt welke cao van toepassing is, welke risico’s je draagt en hoe je je dienstverlening juridisch correct inricht.
Wie is juridisch werkgever bij payroll en bij uitzenden?
Bij zowel payroll als uitzenden is de intermediair of het bureau de juridisch werkgever van de medewerker, niet de opdrachtgever. Het verschil is dat bij payroll de opdrachtgever de medewerker zelf heeft geworven, terwijl bij uitzenden het bureau dat doet. In beide gevallen staat de arbeidsovereenkomst op naam van het bureau of payrollbedrijf.
Dit heeft praktische gevolgen. Als juridisch werkgever ben jij verantwoordelijk voor:
- Het opstellen en beheren van arbeidscontracten
- De correcte uitbetaling van loon en toeslagen
- Naleving van cao-verplichtingen en wetgeving
- Verzuimbegeleiding en re-integratieverplichtingen
- Afdracht van belastingen en sociale premies
De opdrachtgever geeft dagelijks leiding aan de medewerker en bepaalt het werk, maar de werkgeversverplichtingen liggen bij jou. Dit maakt het juridisch werkgeverschap een serieuze verantwoordelijkheid die vraagt om een goed ingerichte administratie.
Wat zijn de cao-verplichtingen bij payroll versus uitzenden?
Bij uitzenden geldt in de meeste gevallen de ABU-cao of de NBBU-cao. Bij payroll geldt de inlenersbeloning: de medewerker heeft recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als het vaste personeel bij de opdrachtgever, inclusief het loon dat daar gebruikelijk is voor die functie. Dit maakt payroll cao-technisch complexer dan uitzenden.
De inlenersbeloning bij payroll omvat meer dan alleen het uurloon. Denk ook aan:
- Periodieken en functiegroepindelingen die gelden bij de opdrachtgever
- Toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid of ploegendienst
- Vakantiedagen en vakantiegeld conform de cao van de inlener
- Eventuele pensioenregelingen die bij de opdrachtgever van toepassing zijn
Bij uitzenden heb je meer standaardisatie: de uitzend-cao biedt een helder kader dat voor alle opdrachtgevers geldt. Bij payroll moet je per opdrachtgever uitzoeken welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn. Dat vraagt om nauwkeurige dossiervorming en kennis van cao’s in verschillende sectoren.
Hoe werkt de facturatie en marge bij payroll en uitzenden?
Bij uitzenden factureer je een uurtarief aan de opdrachtgever dat bestaat uit het brutoloon van de medewerker plus een opslag voor werkgeverslasten, overhead en marge. Bij payroll werkt het vergelijkbaar, maar de marge is doorgaans lager omdat de opdrachtgever zelf heeft geworven en jij alleen de administratieve en juridische uitvoering verzorgt.
De opbouw van het tarief ziet er in beide gevallen globaal zo uit:
- Brutoloon van de medewerker
- Werkgeverslasten zoals sociale premies, vakantiegeld en eventueel pensioen
- Overhead voor administratie, verzuimbegeleiding en compliance
- Marge als vergoeding voor jouw dienstverlening en risico
Bij uitzenden rechtvaardigt de werving en selectie een hogere marge. Bij payroll is de marge kleiner, maar ook het commerciële werk dat je verricht. Toch zijn de risico’s en verplichtingen als juridisch werkgever in beide gevallen vergelijkbaar, wat betekent dat je ook bij payroll een realistische marge moet hanteren om die risico’s te dekken.
Welke risico’s draag je als intermediair bij elk model?
Als intermediair draag je bij zowel payroll als uitzenden de risico’s die horen bij het juridisch werkgeverschap. Denk aan aansprakelijkheid bij onjuiste cao-toepassing, risico’s rondom verzuim en re-integratie, en boetes bij niet-naleving van wet- en regelgeving. Het model maakt voor de risicoverdeling minder uit dan veel mensen denken.
Concrete risico’s die je als intermediair loopt:
- Cao-fouten: verkeerde inschaling of het missen van toeslagen leidt tot nabetaling en mogelijke boetes
- Verzuim: bij langdurige ziekte ben jij als juridisch werkgever verantwoordelijk voor re-integratie en loondoorbetaling
- Schijnzelfstandigheid: onjuiste kwalificatie van een arbeidsrelatie kan leiden tot naheffingen van de Belastingdienst
- Inspectierisico’s: de Nederlandse Arbeidsinspectie controleert vanaf 1 januari 2028 op naleving van de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta)
Bij uitzenden loop je daarnaast het risico dat een geplaatste medewerker niet goed functioneert en de opdrachtgever de samenwerking beëindigt. Bij payroll is dat risico kleiner, maar de complexiteit rondom inlenersbeloning maakt de kans op cao-fouten groter.
Wat betekent de Wtta voor uitzendbureaus en intermediairs?
De Wtta — voluit de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten — is een nieuwe wet die ingaat op 1 januari 2027. De wet is bedoeld om de uitleenmarkt te reguleren en misstanden te voorkomen, zoals onderbetaling en slechte arbeidsomstandigheden bij arbeidsmigranten.
Vanaf 1 januari 2027 mag je alleen nog werknemers uitlenen als je bedrijf is goedgekeurd door de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Je moet je vóór die datum aanmelden. Na goedkeuring ontvang je een certificaat en komt je bedrijf in een openbaar register te staan, zodat opdrachtgevers kunnen controleren of je bevoegd bent om personeel uit te lenen.
Om toegelaten te worden, gelden strenge eisen:
- Je moet een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen — voor een eenmanszaak als persoon, voor een rechtspersoon zoals een bv als organisatie
- Je moet aantonen dat je het wettelijk minimumloon betaalt en het principe van gelijk loon voor gelijk werk naleeft
- Je moet een waarborgsom van 100.000 euro betalen, tenzij je kunt aantonen dat je bedrijf al vier jaar netjes aan de regels voldoet en een schone verklaring van de Belastingdienst kan overleggen
Van 1 november 2026 tot en met 31 december 2026 kunnen uitleners zich aanmelden voor de overgangsregeling. Bedrijven die werknemers inhuren, mogen na inwerkingtreding van de wet alleen nog samenwerken met uitleners die in het NAU-register staan.
Vanaf 1 januari 2028 handhaaft de Nederlandse Arbeidsinspectie de Wtta actief. Sta je niet in het register? Dan riskeer je een boete. Eveneens per 1 januari 2028 verhuizen de Waadi-gegevens van het KVK-handelsregister naar het openbare Wtta-register van de NAU. Na die datum hoef je geen Waadi-gegevens meer bij KVK op te geven.
De Wtta geldt niet voor het uitlenen van collega’s binnen hetzelfde bedrijf of binnen een concern.
Kan een uitzendbureau beide modellen naast elkaar gebruiken?
Ja, een uitzendbureau kan uitzenden en payroll naast elkaar aanbieden. Veel bureaus doen dit al, omdat opdrachtgevers soms vragen om payroll voor medewerkers die zij zelf hebben geworven. Zolang je de twee modellen administratief en juridisch correct van elkaar scheidt, is dat goed mogelijk.
In de praktijk betekent dit dat je per medewerker en per opdrachtgever helder moet hebben welk model van toepassing is. Dat bepaalt namelijk welke cao geldt, hoe je factureert en welke arbeidsovereenkomst je opstelt. Zorg voor een duidelijke administratieve scheiding tussen beide stromen, zodat je bij een inspectie of audit snel kunt aantonen dat alles correct is ingericht.
Het combineren van beide modellen biedt commercieel voordeel: je bedient een bredere groep opdrachtgevers en kunt flexibeler inspelen op hun behoeften. De keerzijde is dat de administratieve complexiteit toeneemt, zeker als je ook nog met verschillende cao’s te maken hebt. Meer weten over hoe UWD uitzendbureaus hierbij ondersteunt? Bekijk ons volledige aanbod.
Hoe wij helpen met payroll en uitzenden
Veel intermediairs worstelen met precies de vragen die hierboven staan: welk model pas ik toe, welke cao geldt hier, en hoe richt ik mijn administratie correct in? Bij UWD nemen we die complexiteit volledig van je over. We verzorgen de volledige backoffice voor uitzendbureaus en intermediairs in Noord-Nederland, zodat jij je kunt focussen op klanten en kandidaten.
Wat we voor je regelen:
- Juridisch werkgeverschap inclusief contractbeheer en arbeidsovereenkomsten
- Correcte cao-toepassing voor zowel uitzenden als payroll
- Loonadministratie en facturatie volledig conform wet- en regelgeving
- Verzuimbegeleiding en re-integratieondersteuning
- Compliance-advies rondom de Wtta en andere actuele wetgeving
Wil je weten hoe wij jouw bureau kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op en ontdek wat onze backoffice voor jou kan betekenen.