Bij payroll betaalt de payrollwerkgever het loon door bij ziekte. Juridisch gezien is de payrollwerkgever de formele werkgever van de medewerker, en daarmee ook verantwoordelijk voor de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte. Dit geldt voor minimaal twee jaar, conform de wettelijke regels. De inlener speelt hierin een ondersteunende rol, maar draagt de financiële en juridische verantwoordelijkheid niet zelf. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over ziekte, loondoorbetaling en de verdeling van verantwoordelijkheden in een payrollconstructie.
Wie draagt het juridisch werkgeverschap bij payroll?
Bij payroll ligt het juridisch werkgeverschap volledig bij de payrollwerkgever. Dat betekent dat de payrollwerkgever verantwoordelijk is voor het afsluiten van de arbeidsovereenkomst, het uitbetalen van het loon, het afdragen van belastingen en premies, en het naleven van alle werkgeversverplichtingen. De inlener geeft de medewerker dagelijks leiding, maar is geen juridisch werkgever.
Dit onderscheid is belangrijk voor uitzendbureaus en intermediairs die overwegen om met een payrolldienst te werken. Zodra een medewerker via een payrollconstructie wordt verloond, neemt de payrollwerkgever alle juridische risico’s over die normaal gesproken bij een werkgever liggen. Denk aan aansprakelijkheid bij ontslag, re-integratieverplichtingen en loondoorbetaling bij ziekte.
Vanaf 1 januari 2027 geldt de nieuwe Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta). Deze wet stelt strengere eisen aan uitzendbureaus en andere bedrijven die mensen uitlenen, waaronder payrollwerkgevers. Om werknemers te mogen uitlenen, moet je bedrijf zijn goedgekeurd door de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) en in het openbare NAU-register staan. Payrollwerkgevers moeten aantoonbaar voldoen aan alle wet- en regelgeving, inclusief de toepasselijke cao.
Hoe werkt loondoorbetaling bij ziekte in een payrollconstructie?
In een payrollconstructie is de payrollwerkgever verplicht om het loon door te betalen bij ziekte, voor een periode van maximaal twee jaar. Dit is gebaseerd op artikel 7:629 van het Burgerlijk Wetboek, dat voor payrollwerknemers op dezelfde manier geldt als voor reguliere werknemers. De hoogte van de loondoorbetaling is minimaal 70% van het loon, maar kan hoger zijn op basis van de toepasselijke cao.
De payrollwerkgever is ook verantwoordelijk voor het opstarten van het re-integratietraject. Dat betekent het inschakelen van een bedrijfsarts, het opstellen van een plan van aanpak en het bewaken van de voortgang. Dit zijn verplichtingen die voortvloeien uit de Wet verbetering poortwachter.
In de praktijk werkt dit als volgt: de medewerker meldt zich ziek bij de inlener en bij de payrollwerkgever. De payrollwerkgever neemt vervolgens de regie over het verzuimproces. De inlener informeert de payrollwerkgever over de situatie op de werkvloer, maar de juridische en financiële afhandeling ligt bij de payrollwerkgever.
Wat zijn de verplichtingen van de inlener bij ziekte van een payrollwerknemer?
De inlener heeft bij ziekte van een payrollwerknemer geen juridische werkgeversverplichtingen, maar wel een actieve informatieplicht. De inlener moet de ziekmelding tijdig doorgeven aan de payrollwerkgever en relevante informatie verstrekken over de werkzaamheden en de werkomstandigheden. Dit is nodig om het re-integratietraject goed te kunnen starten.
Concreet betekent dit dat de inlener:
- de ziekmelding direct doorgeeft aan de payrollwerkgever
- informatie verstrekt over de functie en de arbeidsomstandigheden
- meewerkt aan re-integratieactiviteiten, zoals het aanbieden van aangepast werk
- de payrollwerkgever informeert over wijzigingen in de situatie op de werkvloer
De inlener draagt de financiële lasten van loondoorbetaling niet zelf, maar betaalt wel de inleenvergoeding door aan de payrollwerkgever. In sommige gevallen wordt in de overeenkomst tussen inlener en payrollwerkgever afgesproken dat de inleenvergoeding stopt of wordt aangepast bij langdurig verzuim. Dit hangt af van de contractuele afspraken.
Let op: onder de Wtta mogen inleners vanaf 1 januari 2027 alleen nog samenwerken met uitleners die zijn opgenomen in het register van de NAU. Als inlener is het daarom belangrijk om te controleren of jouw payrollwerkgever over een geldig NAU-certificaat beschikt.
Wat is het verschil tussen payroll en uitzenden bij ziekteverzuim?
Het belangrijkste verschil is dat bij uitzenden een uitzendbeding van toepassing kan zijn, waardoor de arbeidsovereenkomst bij ziekte automatisch eindigt in fase 1. Bij payroll geldt dit uitzendbeding niet, wat betekent dat de payrollwerkgever altijd verplicht is het loon door te betalen bij ziekte, ook in de eerste periode van de arbeidsrelatie.
Uitzenden en het uitzendbeding
Bij uitzenden in fase 1 kan de arbeidsovereenkomst worden beëindigd op het moment dat de inlener de opdracht stopzet, ook bij ziekte. Dit geeft uitzendbureaus meer flexibiliteit, maar biedt de medewerker minder zekerheid. De uitzendwerkgever is dan niet verplicht het loon door te betalen na beëindiging van de opdracht.
Payroll en de doorlopende loondoorbetalingsverplichting
Bij payroll geldt het uitzendbeding niet. De payrollwerkgever heeft een doorlopende loondoorbetalingsverplichting bij ziekte, ongeacht of de inlener de samenwerking wil beëindigen. Dit maakt payroll financieel zwaarder bij langdurig verzuim, maar biedt de medewerker meer rechtsbescherming. Voor uitzendbureaus die overwegen om medewerkers via payroll te verlonen, is dit een relevant verschil om rekening mee te houden.
Hoe beschermt een payrollpartner het uitzendbureau tegen verzuimrisico’s?
Een goede payrollpartner beschermt het uitzendbureau door het juridisch werkgeverschap volledig over te nemen, inclusief alle verplichtingen rondom ziekte en re-integratie. Dat betekent dat het uitzendbureau zelf niet aansprakelijk is voor loondoorbetaling, geen bedrijfsarts hoeft in te schakelen en geen re-integratiedossier hoeft bij te houden. De payrollpartner draagt dit risico en de bijbehorende administratieve last.
Daarnaast zorgt een payrollpartner voor correcte toepassing van de cao, tijdige ziekmelding bij het UWV en naleving van de Wet verbetering poortwachter. Dit voorkomt boetes en juridische problemen achteraf. Voor uitzendbureaus die snel willen groeien zonder te worden afgeremd door complexe verzuimwetgeving, is dit een concreet voordeel.
Onder de Wtta gelden vanaf 1 januari 2027 ook strengere eisen voor uitleners. Een payrollpartner die al is gecertificeerd door de NAU en in het openbare register staat, geeft jou als uitzendbureau de zekerheid dat je samenwerkt met een partij die voldoet aan alle wettelijke vereisten. Zo voorkom je dat jouw inleners geen gebruik meer mogen maken van jouw diensten omdat jouw payrollpartner niet is toegelaten tot de uitleenmarkt.
Hoe wij helpen met loondoorbetaling en verzuim bij payroll
Wij nemen bij UWD het juridisch werkgeverschap volledig over, inclusief alle verplichtingen die komen kijken bij ziekte en verzuim. Dat geeft jou als uitzendondernemer de ruimte om je te focussen op commerciële groei, zonder dat je wordt opgehouden door complexe regelgeving.
Wat wij voor je regelen:
- Loondoorbetaling bij ziekte conform de wet en toepasselijke cao
- Verzuimbegeleiding en re-integratiecoördinatie via de Wet verbetering poortwachter
- Tijdige ziekmelding bij het UWV en correcte dossiervorming
- Advies over cao-toepassing en werkgeversverplichtingen
- Signalering van risico’s in jouw organisatie rondom verzuim en compliance
- Begeleiding bij de Wtta, zodat jouw organisatie tijdig voldoet aan de nieuwe toelatingseisen en aantoonbaar gecertificeerd is bij de NAU vóór 1 januari 2027
Wil je weten hoe wij jouw uitzendbureau kunnen ontzorgen op het gebied van payrolldiensten en verzuim? Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.